PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE

"El sistema de información contable es un segmento de la empresa que agrupa personas, recursos y conocimientos con la finalidad de recolectar, organizar y analizar la información que generan las transacciones, hechos económicos y actividades realizadas por el ente económico. Este segmento de la empresa desarrolla una actividad concreta y especial en la organización y también puede ser denominada área, sección, departamento, división o gerencia de Contabilidad.

Combinación de personal, registros y procedimientos para registrar datos financieros." (Alcarria Jaime, J. J. (2008).Contabilidad Financiera 1.Publicacions Campus del Riu Sec.Argentina.)

COMPONENTES

"HARDWARE.- Es el equipo electrónico, que abarca computadoras, unidades de disco, monitores, impresoras y la red que las conecta. Muchos sistemas contables modernos requieren una red.- Es decir, el sistema de conexiones eléctricas que permiten compartir información entre computadoras; en un sistema en red, muchas computadoras se conectan con la principal, llamada servidor, que contiene el programa y datos.

SOFTWARE.-  Es un conjunto de programas que permiten realizar el trabajo necesario con la computadora. El software de contabilidad acepta, edita(modifica) y almacena los datos de transacciones, además de generar informes que los directivos usan para administrar a la empresa.

RECURSO HUMANO.- Que interactúa con el sistema, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema, alimentándolo con datos o utilizando los resultados que genere.

ESTRUCTURA

Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad.

Clasificación de la información: la información de debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.

Resumen de la información: para que la información contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relación completa de las transacciones de venta de una empresa como Mars seria demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar mercancías necesitan la información de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacén necesitaran la información de ventas resumida por departamento, mientras que la alta gerencia de Mars necesitará la información de ventas resumida por almacén.

CUALIDADES

Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser comprensible, útil y en ciertos casos se requiere que además la información sea comparable.

• La información es comprensible cuando es clara y fácil de comprender.
• La información es útil cuando es pertinente y confiable.
• La información es pertinente cuando posee el valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna.
• La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos.

CARACTERÍSTICAS

Sistema compatible: Uno que funcione apropiadamente con las operaciones, personal y estructura organizacional de la empresa.

Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.

Control: un buen sistema de contabilidad le da la administración,  control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables.

Compatibilidad: un sistema de información cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal y las características especiales de un negocio en particular.

Ejemplo.-
Bank of America, organizado en red de sucursales. Sus altos directivos desean conocer los ingresos de cada región en que opera el banco.- Además, necesitan analizar los préstamos en las diversas regiones geográficos.

ELEMENTOS

¿CÓMO FUNCIONAN LOS SISTEMAS CONTABLES MANUALES Y COMPUTARIZADOS?
SISTEMA MANUAL	SISTEMA COMPUTARIZADO
Se comienza con los saldos de las cuentas en el mayor al inicio del periodo.	Se comienza con los saldos de las cuentas en el mayor al inicio del periodo.
Se analizan las transacciones para determinar las cuentas involucradas en la operación.	Se analizan las transacciones para determinar las cuentas involucradas en la operación.
Se registra en forma manual las operaciones en el libro diario de acuerdo a un orden cronológico.	Se registra las operaciones en la base de datos en el programa contable, el cual prepara automáticamente el asiento diario respectivo el cual puede ser impreso en cualquier momento.
Se pasan manualmente los asientos del libro diario a las cuentas del mayor.	El Software contable realiza los pases del diario al mayor, automáticamente.
Se determinan los saldos de cada cuenta al final del periodo, sin ajustar.	Se determinan automáticamente los saldos de cada cuenta.
Se realizan los asientos de ajuste y pases al mayor.	Se realizan los asientos de ajuste y los pases al mayor son realizados automáticamente.
Se prepara una hoja de trabajo que incluye balance de comprobación ajustado, estado de resultados, estado de situación y asientos de cierre.	La preparación del balance de comprobación ajustado, estado de resultados, estado de situación y asientos de cierre, es automático.
Se prepara el balance de comprobación posterior al cierre.	El software prepara automáticamente el balance de comprobación posterior al cierre."

(Senn, J. (1992) Análisis y Diseño de Sistemas de Información. Editorial MacGraw Hill. México.)

VENTAJAS

"La disminución de los costos permite entre otras cosas:

• Implantar  en su totalidad un sistema de Gestión de la  Calidad.
• Aumentar  el rendimiento de los cada vez más escasos recursos  económicos.
• El margen de ganancia se incrementa en forma continua.
• Permite que el S.G.C  constituya una inversión a largo plazo y no un gasto.

Con la certificación de la norma se proyecta:

• Confianza reforzada entre los actuales y potenciales clientes en la capacidad que tiene la empresa para suministrar en forma consistente los servicios acordados.
• Existencia de una mejor posición competitiva.
• La auditoría externa que implica dicha certificación permite identificar nuevas oportunidades de mejoramiento para el sistema de Calidad.
• Produce un mejoramiento en la motivación y el trabajo en equipo del personal ya que ella es la resultante del esfuerzo colectivo de la empresa." (Charles T.Horngren & Walter T. Harrison & Bamber.(2003). Contabilidad (5a Ed.)